Rechtssichere Email Archivierung

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Seit Anfang diesen Jahres gelten die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (GoBD). (Link)

Diese besagen, dass E-Mails, welche als Buchungsbeleg oder Geschäftsbrief genutzt werden entsprechend der Fristen archiviert werden müssen. Natürlich fallen auch Angebote und Rechnungen unter die Regelung der GoBD und müssen archiviert werden. Je nach steuerrechtlichen Bilanz müssen die E-Mails 6 bis 10 Jahre archiviert werden.

Es muss gewährleistet sein, dass die E-Mails manipulationsgeschützt, vollständig, maschinell auswertbar und jederzeit abrufbar archiviert sind. Können geforderte Unterlagen während einer Finanzprüfung durch das Finanzamt nicht vorgelegt werden, werden Strafzahlungen auf das Unternehmen zukommen.

Die beste und günstigste Möglichkeit diese Archivierung anzubieten ist über eine Software,

welche die folgenden Voraussetzungen erfüllt:

  1. Die E-Mails müssen mit Anhang vollständig archiviert werden.
  2. Die E-Mails müssen Manipulationssicher archiviert sein (Verschlüsselt).
  3. Die E-Mails müssen vor dem Zugriff von Benutzern sicher sein, damit keine E-Mails vor ihrer Aufbewahrungspflicht gelöscht werden können.
  4. Die E-Mails müssen während einer Prüfung durch das Finanzamt vollständig einsehbar sein.

Zur Bewältigung der gesetzlichen Voraussetzungen der Archivierung empfehlen wir die Software „Mailstore“ (Link)

Mailstore unterstützt eine Vielzahl an E-Mail-Systemen (Exchange 2003 bis 2016, Microsoft Office 365 und viele mehr). Dadurch, dass alle ein- und ausgehenden E-Mails archiviert werden, kann Mailstore auch als zusätzliche Datensicherung (Mailstore ersetzt keine Datensicherung des Systems) der E-Mails dienen. Durch die Archivierung im Mailstore verspricht Mailstore eine Einsparung des Speicherplatzes von bis zu 70 %, da E-Mails nach der Archivierung vom E-Mailserver gelöscht werden können. Mailstore berücksichtigt die GoBD und wurde zusätzlich durch eine unabhängige Wirtschaftsprüfungsgesellschaft nach IDW PS 880 zertifiziert. Durch nur geringe Systemanforderung kann Mailstore problemlos auf fast jedem Server zum Einsatz kommen. Auch bei großen Datenmengen bietet Mailstore noch eine effiziente und schnelle Volltextsuche über E-Mails und Dateianhänge.