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Digitale Archivierung / Dokumenten Management System

Wenn man in der heutigen Zeit von digitaler Archivierung spricht, dann spricht man in der Regel automatisch von einem Dokumenten Management System.

Gute Gründe für den Einsatz eines Dokumenten Management Systems (DMS):

Ein Unternehmen hat in der heutigen Zeit mit den unterschiedlichsten Dokumenten zu tun, durch den Einsatz unterschiedlicher Kommunikationswege. E-Mails und Dateien als elektronische Dokumente, halbelektronische Dokumente, wie Faxe und Papierdokumente und Briefe, Verträge etc. Gängige Praxis ist es, die Dokumente auszudrucken, zu kopieren, händisch weiterzuleiten und zentral oder dezentral zu lagern. Das führt zu zeitaufwendigen Suchvorgängen und daraus resultierend, demotivierte Mitarbeiter, unzufrieden Kunden und unwirtschaftliche Arbeitsabläufe.

Eine IDC- Studie aus 2016 zu „Print & Document Management“ ergab folgendes Ergebnis:

„Nach Angaben der Entscheider sinkt nicht nur die Produktivität (44 Prozent) des gesamten Unternehmens, auch die Mitarbeiter- (40 Prozent) und Kundenzufriedenheit (35 Prozent) leidet unter ineffizienten Dokumenten-Workflows.“

Quelle: http://idc.de/de/ueber-idc/press-center/63458-idc-studie-zu-print-document-management-papierloses-buro-bleibt-vorerst-illusion-ineffizientes-handling-von-dokumenten-bremst-deutsche-unternehmen-aus

Was spricht für den Einsatz eines „DMS“?

  • Schnelles Wiederfinden, ähnlich wie „googeln“
  • Berücksichtigung gesetzlicher Vorgaben gem. Handels- und Steuerrecht.
  • Versionierung der Dokumente
  • Zentrale und sichere Datenhaltung aller Kommunikationswege
  • Sichere Aufbewahrung
  • Produktivitätssteigerung und damit verbunden Steigerung der Kundenzufriedenheit
  • Kostensenkung


Beschreibung für ecoDMS:

Auszug aus den vielen Möglichkeiten mit ecoDMS:

  • Die Dokumente liegen sicher beim Kunden in einer Datenbank und nicht auf fremden Servern oder „einfach manipulierbar“ auf dem Filesystem.
  • Revisionskonformes Client-Server-System
  • Zeitlich unbeschränkt und ohne Dokumentenbegrenzung nutzbar
  • Privat und gewerblich einsetzbar (branchenunabhängig)
  • Einfache, benutzerfreundliche Bedienung
  • Intuitive Einstellungsmöglichkeiten nach Kundenbedarf
  • Benutzer- und Gruppenverwaltung inkl. Active Directory / LDAP Schnittstelle
  • Automatische Klassifizierung und Archivierung (Vorlagen Designer)
  • Thunderbird & Outlook Add-on zur E-Mail Archivierung
  • PDF/A Drucker zur Archivierung aus beliebigen, druckfähigen Anwendungen
  • Office Plug-ins für Microsoft Office, LibreOffice und OpenOffice
  • Archivierung per Drag & Drop
  • Scanfunktion zur Posteingangsbearbeitung
  • Automatische Volltextindizierung (OCR)
  • Zahlreiche Suchfunktionen (inkl. Volltextsuche)
  • Versionsverwaltung
  • Exportfunktion inkl. Offline Client
  • Im Netzwerk, lokal, im Web und mobil einsetzbar
  • Software für Windows, Ubuntu, Debian, MacOS, Raspberry Pi2, Docker (inkl. QNAP & Synology NAS)

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